Umwelt Compliance outsourcen: Warum sich Selbermachen nicht lohnt

Internationaler Handel, internationale Verpflichtungen: Outsourcing lohnt sich!

Händler, die sich inhouse fachlich aufstellen und stets auf den neusten Stand halten wollen, müssen deshalb in der Regel viel für die Administration aufwenden: Pro Land und Bereich (Verpackung, Batterien, Elektro- und Elektronikgeräte) müssen sie die Auflagen und Gesetze prüfen, ihre Produkte registrieren und lizenzieren, regelmäßige Mengenmeldungen einreichen, Bevollmächtige stellen, Systeme und Entsorger finden, auswählen und beauftragen, sowie deren Rechnungen prüfen, begleichen und verbuchen. Dies üblicherweise in Landessprache und mit jeweils lokalen Verfahren und Regeln in der Abwicklung; mittels Formulare, auf Online-Portalen oder teilweise noch per Fax.

Die Umwelt Compliance in eigener Leistung zu bewerkstelligen ist ein übertriebener Aufwand, insbesondere im internationalen Handelsgeschäft. Jedes Unternehmen erbringt dabei eine Leistung für den Aufbau und Erhalt einer eigenen Organisation, was eine unnötige und vermeidbare Redundanz darstellt. So, wie es sich für kaum ein Unternehmen lohnt, seinen Strom selbst zu produzieren, sind auch die meisten Unternehmen gut beraten, für die Umwelt Compliance eine bestehende Infrastruktur zu nutzen.

Die Deutsche Recycling betreibt eine weltweit operierende Infrastruktur in allen Ländern, in denen Sie Ihre Produkte in Verkehr bringen. Lokale Gesetzgebungen und die Abwicklung der Verfahren in Landessprache mit den vorgegebenen Formularen und elektronischen Datenverkehren sind in den Prozessen und Systemen abgebildet. Entsprechend der Vorgaben der Länder werden auch die lokalen Bevollmächtigten gestellt. Für die Entsorgung von Elektrogeräten, Batterien und Verpackungen werden in den Ländern verlässliche Partner analysiert und beauftragt sowie fortlaufend geprüft, um sie in Rahmenverträgen mit den aktuell vorteilhaftesten Preisbildungen für den jeweiligen Kunden zu binden.

Weltweite Infrastruktur als wichtiger Baustein

Für die mehr als 1.700 oft internationalen Kunden erfolgt die operative Abwicklung des Tagesgeschäftes innerhalb der vorhandenen Struktur. Was für einen einzelnen Hersteller oder Händler Neuland ist, bedeutet für die Deutsche Recycling ein weiterer Mandant in einem stabilen Prozess. Da eine vorhandene Infrastruktur von vielen Kunden genutzt wird, können Leistungen individuell und verbrauchsgerecht erbracht und verrechnet werden. Für jeden Kunden bestimmt die Deutsche Recycling den notwendigen Handlungsbedarf pro Land und Bereich in einem Compliance Check, um die Anforderungen passgenau zu erfüllen.

Abwicklung der Verpflichtung als Erstinverkehrbringer

Die Deutsche Recycling übernimmt weltweit die Verpflichtung als Erstinverkehrbringer in allen Bereichen: WEEE, Verpackung und Batterie im Schwerpunkt, sowie für alle weiteren Produktbereiche, die im Rahmen der erweiterten Herstellerverantwortung geregelt sind (z.B. auch RoHS und REACH). Der Service umfasst sämtliche Kennzeichnungs- und Informationspflichten, die Erstregistrierung, die monatliche Mengenmeldung, das Vertragsmanagement, die Rechnungsprüfung und -begleichung, sowie das Legal Monitoring. Darüber hinaus bietet die Deutsche Recycling projektbezogene Unterstützung bei Sonderfragstellungen wie beispielsweise die Optimierung der Recyclingfähigkeit von Verpackungen oder Trade in/Trade out Konzepte.

Bündelung der Verfahren sorgt für Effizienz

Bei der Deutsche Recycling wird die Abwicklung der Verfahren gebündelt. Kunden geben ihre Angaben in ihrer Muttersprache in die auf ihren Geschäftsbedarf reduzierten Formulare ein. Dazu erhalten sie monatlich ein elektronisches Formular. Die Bündelung als monatliche Meldung erleichtert den Prozess auf der Kundenseite, da eine einzelne monatliche Aufgabe deutlich leichter einzuhalten ist als eine Vielzahl einzelner Aufgaben und Fristigkeiten.

Alles unter einem Dach: Mengenmeldungen | Zuordnung der Mengen | Gebührenbescheide und Rechnungen | Zahlungen nach Prüfung

Alle weiteren Arbeiten finden bei der Deutsche Recycling statt. Die Mengenmeldungen erfolgen termin- und fristgerecht in den entsprechenden Ländern zu den Bereichen. Sie finden nach unterschiedlichen Vorgaben teils periodisch (aber nicht zwingend monatlich), an Stichtagen oder fristgerecht statt. Es wird sichergestellt, dass die Mengen in den Kategorien gemeldet werden, die für die Kunden am preiswertesten sind. Denn die Zuordnung von Produkten zu Kategorien ist oft nicht eindeutig und lässt mehrere Möglichkeiten für die Meldung zu, wodurch signifikante Kostenunterschiede entstehen können. Das erweist sich immer wieder als Kostenfalle.

Ähnliches gilt auch für die Zuordnung der Mengen zu den einzelnen Systemen und Entsorgern. Hier wird durch gezielte Zuweisung von Mengen und Kategorien eine Kostensenkung bewirkt, da jedes System und jeder Entsorger einzelne Kategorien (z.B. Motoren oder Blei-Akkus) besonders preiswert oder besonders teuer entsorgt. Zudem können durch frühzeitige Bündelung gegebenenfalls Mengenrabatte genutzt werden.

Die verschiedenen Gebührenbescheide und Rechnungen der Behörden, Verwaltungen, Entsorgungssysteme und -unternehmen sowie weiterer Dienstleister (z.B. zu stellende Bevollmächtigte) werden entgegengenommen und geprüft. Auch an dieser Stelle nimmt die Deutsche Recycling seinen Kunden viel Aufwand ab: Denn im Durchschnitt weist je nach Land und Monat bis zur Hälfte aller Abrechnungen Fehler auf, die zu beanstanden sind und korrigiert werden müssen.

Die nach erfolgreicher Prüfung anstehenden Zahlungen erfolgen durch die DR. Hier werden die für Selbstzahler anfallenden Wechselgebühren für Fremdwährungen oder Zusatzgebühren für z.B. Kreditkartenzahlungen oder Auslandsüberweisungen minimiert. Aus der Vielzahl einzelner Rechnungen entsteht buchhalterischer Aufwand, wenn jede Rechnung intern wieder die Rechnungsprüfung und Verbuchung durchlaufen muss. Auf Wunsch kann die Deutsche Recycling die Rechnungen konsolidieren und aggregieren.

Im Ergebnis begleichen die Unternehmen ihre Rechnungen in Euro und verbuchen intern bestenfalls eine einzige monatliche Rechnung für die Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus der Umwelt Compliance aller Länder, in denen sie ihre Produkte verkaufen. Einfacher und schneller geht es nicht.

Umwelt Compliance outsourcen: Die Vorteile liegen auf der Hand

Der Nutzen und die Vorteile für die Kunden der Deutsche Recycling liegen damit auf der Hand: Sie haben mit der Umwelt Compliance nur sehr geringe interne Aufwände und somit geringere interne Kosten. Die Deutsche Recycling kann die besten Konditionen durch die Partnerauswahl, die Mengenbündelung und durch eigene Unabhängigkeit erzielen. So werden auch die externen Kosten optimiert. Ein weiterer Vorteil ist die Haftungsübernahme durch die DR. Unabhängig von sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen in den Ländern sind die Kunden vor Abwicklungsfehlern gefeit und verhindern mögliche Strafen oder Abmahnungen.

Das alles eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ohne Vorlauf in jedem Land auf der Welt Waren zu importieren, zu exportieren und zu handeln und dabei alle regionalen Regelungen, Auflagen und Abwicklungen rechtsicher, nachhaltig und betriebswirtschaftlich ressourcenschonend zu erfüllen.