1. Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Webinarteilnahme (über GoToWebinar)
Die nachfolgenden Datenschutzhinweise geben einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten und wie Sie Ihre Rechte, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen, wahrnehmen können.
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), in Kraft getreten am 25. Mai 2018, verpflichtet uns, Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Unter anderem informieren wir Sie ausführlich über Ihre Rechte als „Betroffene“, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten.
1.1. WER ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist die:
DR Deutsche Recycling Service GmbH
Bonner Straße 484 – 486
50968 Köln
E-Mail: info@deutsche-recycling.de
Tel.: +49 221 80033210
Unsere Datenschutzbeauftragte ist:
Frau RAin Nicole Motiee Tehrani
ap-datenschutz GmbH
Hohenstaufenring 8
50674 Köln
E-Mail: dsb@ap-datenschutz.de
Tel.: +49 221 99989030
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „GoTo“ aufrufen, ist der Anbieter „GoTo Technologies Ireland Unlimited Company“ für die Datenverarbeitung verantwortlich.
Sie können „GoTo“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „GoTo“-App eingeben.
Wenn Sie die „GoTo“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Funktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „GoTo“ finden.
1.2. WAS für personenbezogene Daten werden genutzt?
Bei der Nutzung der Videokonferenzsoftwares werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Anrede, Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webinar die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webinar anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem Webinar teilzunehmen bzw. das „Meeting“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
1.3. WOHER stammen die Daten?
Wir verarbeiten ausschließlich personenbezogene Daten, die wir von unseren Kunden freiwillig im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen erhalten. Zudem verarbeiten wir – so weit für die Erbringung der Dienstleistung/Vertragserfüllung Ihnen gegenüber erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen zulässigerweise im Rahmen der Anmeldung erhalten.
1.4. WESHALB und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Die Videokonferenzsoftware GoToWebinar wird eingesetzt, um eine effiziente Kommunikation in unserem Unternehmen zu gewährleisten und unsere Vertragspflichten zu erfüllen. Wenn wir Webinare aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in den Softwares angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Webinars erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Wir können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
1.4.1. Datenverarbeitung im Beschäftigtenverhältnis (§ 26 BDSG)
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der DR Deutsche Recycling Service GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenzsoftwares personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Videokonferenzsoftware sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Webinaren.
1.4.2. Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Soweit Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erklärt haben, bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
1.4.3. Datenverarbeitung aufgrund von Vertragsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Webinaren Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit diese zur Erfüllung von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
1.4.4. Aufgrund des berechtigten Interesses der verantwortlichen Stelle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder Dritten.
Z.B.: Datenabgleich mit EU-Anti-Terrorlisten nach Verordnungen (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002: Als Unternehmen sind wir aufgrund EU-Rechts verpflichtet, an der Terrorismusbekämpfung mitzuwirken. Personen und Organisationen, die auf den Terrorlisten geführt sind, dürfen keine Gelder zur Verfügung gestellt werden (Bereitstellungsverbot). Aus diesem Grund sind wir zu einem Namensabgleich mit den Terrorlisten verpflichtet.
1.5. AN WEN werden Ihre Daten weitergegeben?
Ihre Daten werden durch die Videokonferenzsoftware GoToWebinar verarbeitet. Die Software läuft über Server der GoTo Technologies Ireland Unlimited Company, die sich zur Einhaltung geltender Gesetze der EU verpflichtet.
Softwareanbieter (GoToWebinar):
GoTo Technologies Ireland Unlimited Company
77 Sir John Rogerson’s Quay, Block C, Suite 207
Grand Canal Docklands
Dublin 2
D02 VK60
Ireland
E-Mail: privacy@goto.com
1.6. WOHIN werden Ihre Daten übermittelt?
Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir mit Microsoft und Zoom Video Communications Dienstleister ein, die Daten in Drittländern außerhalb der Europäischen Union verarbeiten.
Der Dienst (GoToWebinar) verarbeitet Ihre Daten ggf. innerhalb der europäischen Union und des europäischen Wirtschaftsraums. Eine Datenübermittlung personenbezogener Daten in ein sogenanntes Drittland findet nicht statt.
1.7. WIE LANGE werden Ihre Daten gespeichert?
Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie wir sie benötigen oder aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind. Dies hängt davon ab, warum die Daten erhoben wurden und ob wir eine fortbestehende Rechtsgrundlage dafür haben (z. B. zur Erfüllung eines Vertrags zwischen uns, zur Erbringung einer von Ihnen angeforderten Dienstleistung, zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen). Wenn wir keinen triftigen Grund mehr haben, Ihre Daten aufzubewahren, werden wir sie entweder löschen oder anonymisieren, so dass sie Sie nicht mehr identifizieren. Wir behandeln Daten je nach Verwendungszweck unterschiedlich, aber Sie können Ihre personenbezogenen Daten jederzeit löschen oder uns bitten, dies für Sie zu tun.
Wir können darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten manuell gelöscht, nachdem diese nicht mehr benötigt werden.
Wenn Sie bei „GoTo“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Webinare (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu 24 Monate bei „GoTo“ gespeichert werden. Es sei denn, dies wird früher gefordert oder in den geltenden technischen und organisatorischen Maßnahmen („TOM“) ist eine kürzere Aufbewahrungsfrist definiert.
1.8. Verarbeitungsvorgang
Sie können sich durch unsere Anmeldeformulare auf unserer Webseite für das Webinar anmelden, indem Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail hinterlassen. Sie erhalten dann per E-Mail von uns einen persönlichen Einladungslink zur Teilnahme.
Für Nutzer mit GoTo-Konto:
Zum Zeitpunkt der Veranstaltung können Sie in der Applikation GoToWebinar an der Veranstaltung teilnehmen, indem Sie die entsprechenden Webinardaten eingeben. Im Wartebereich werden Sie von uns als Organisator nur dann hereingebeten, wenn Ihre Anmeldung bestätigt ist.
Für externe Nutzer ohne GoTo-Konto:
Zum Zeitpunkt der Veranstaltung können Sie in der Web Applikation GoToWebinar an dem Webinar teilnehmen, indem Sie auf den Link klicken. Im Wartebereich werden Sie von uns als Organisator nur dann hereingebeten, wenn Ihre Anmeldung bestätigt ist.
Die Veranstaltung findet über den Dienst GoToWebinar der Firma GoTo Technologies Ireland Unlimited Company statt. Diesbezüglich verweisen wir auf die Datenschutzerklärung unseres IT-Dienstleisters.
1.9. Welche RECHTE stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art.18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
1.9.1. Widerspruchsrecht
Sie haben gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling.
Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
1.9.2. Widerruf der Einwilligung
Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt.
1.9.3. Auskunftsrecht
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
1.9.4. Weitere Rechte
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung falscher Daten oder auf Löschung Ihrer Daten. Wenn kein Grund für die weitere Speicherung besteht, werden wir Ihre Daten löschen, ansonsten die Verarbeitung einschränken. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
1.9.5. Wahrnehmung Ihrer Rechte
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die Verantwortliche oder an den Datenschutzbeauftragten unter den angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.
1.10. Änderungen dieser Informationen
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.